一、概念提出
20世紀(jì)70年代，美國麻省理工學(xué)院教授季斯曼(M．C-Zisman)提出了一個較為完整的定義，辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以解決、且數(shù)量龐大而結(jié)構(gòu)不明確、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理綜合技術(shù)。
1985年，我國給出的辦公自動化定義是指辦公人員利用的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人之外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量和工作效率的目的。
簡單來說，辦公自動化是指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計算機技術(shù)和通信技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，從而大幅度地提率。
辦公自動化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人與人、部門與部門之間的公文傳遞，還能夠完成公文批閱之類的工作流程，協(xié)同完成工作事務(wù)，并盡可能充分利用各種信息資源，輔決策，提高用戶的辦公效率和辦公質(zhì)量。通過廣域網(wǎng)，辦公自動化系統(tǒng)還可以實現(xiàn)單位與單位之間傳遞電子公文。 二、主要內(nèi)容 辦公自動化系統(tǒng)是一種解決特定行政辦公類需求的信息系統(tǒng)，擅長處理類似郵件、公告、公文流轉(zhuǎn)類型的行政辦公類應(yīng)用需求。辦公自動化系統(tǒng)簡單易用，投資很少，維護安裝方便，具體包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)處理、信息管理、決策支持等內(nèi)容。采用計算機文字處理技術(shù)編輯和存儲各種文檔，采用其他設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機等、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)傳遞文檔，是辦公自動化的基本特征。一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存等四個環(huán)節(jié)。三、發(fā)展過程
1975年，美國首先提出辦公自動化設(shè)想。1978年，其流行于日本等國。我國在1978年首先提出推行辦公自動化。目前，辦公自動化已經(jīng)發(fā)展成為集合了通信技術(shù)、信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、芯片技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)等科學(xué)技術(shù)的綜合技術(shù)體系【Jl。
辦公自動化的發(fā)展大致經(jīng)歷三個階段：第一階段，主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機、打字機、復(fù)印機等；第二階段，主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過使用電腦和打印行文字處理、表格處理、文字排版輸出和人事財務(wù)等信息的管理，稱為“半自動化”階段；第三階段，主要標(biāo)志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，辦公過程通過使用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了文件信息共享、網(wǎng)絡(luò)打印共享、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等無紙化辦公。 四、主要優(yōu)點 傳統(tǒng)辦公方式，行政審批程序煩瑣，是在工作量大、人員少的情況下，極大地降低了辦公效率；另外，需要消耗大量紙張，浪費資源，辦公費用高。
辦公自動化系統(tǒng)簡單易用，投資很少，維護安裝方便，可以有效地傳統(tǒng)辦公的缺陷。具體優(yōu)點如下：
政務(wù)信息的采集、處理、傳遞和使用，可以利用計算機及網(wǎng)絡(luò)；各項政令的傳遞、實施和反饋等，都可以借助網(wǎng)絡(luò)工具實現(xiàn)，不僅節(jié)省辦公時間，還可顯著提高管理。
顯示全部信息