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本書在大范圍的國際文獻(xiàn)調(diào)研和深入細(xì)致的國內(nèi)調(diào)研的基礎(chǔ)上，直觸我國電子文件管理的體制機(jī)制，力求真實(shí)、準(zhǔn)確地揭示我國文件管理轉(zhuǎn)型過程中的進(jìn)展、困擾與難題，以及導(dǎo)致這種狀態(tài)的深層原因，提出了符合規(guī)律的、可操作的對策，為電子文件管理研究和實(shí)踐推進(jìn)提供了新的開闊思路。

文件是國家管理、組織運(yùn)行、社會溝通的重要工具和真實(shí)記錄，于國家于公民、于當(dāng)前于長遠(yuǎn)都具有不可替代的作用和多重價值，因此文件管理就成為政府管理、企業(yè)管理、社會管理活動的必然組成部分。當(dāng)今時代文件管理的□大挑戰(zhàn)來自計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和社會信息化的進(jìn)程，隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)及各類電子業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，完全不同于傳統(tǒng)文件記錄方式和傳遞方式的電子文件在全世界呈現(xiàn)出飛速增長與廣泛普及之勢，成為人類社會的基本記錄形式、重要信息資源和法律證據(jù)，電子文件管理也隨之成為信息時代的重要課題。有效管理、充分開發(fā)電子文件資源，對于國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)都具有不可或缺的作用和重要而深遠(yuǎn)的意義。
　　綜觀世界上信息化進(jìn)程比較快的國家，20世紀(jì)90年代以來電子文件管理越來越受到重視。電子文件被視為電子政務(wù)、電子商務(wù)和其他各類電子化業(yè)務(wù)的基本工具，視為機(jī)構(gòu)的重要信息資產(chǎn)，視為國家和社會的珍貴歷史記錄。這些國家大多通過制定法規(guī)、政策與標(biāo)準(zhǔn)，借助管理與技術(shù)雙重手段，逐步建立了科學(xué)、有效的電子文件管理體系，從而有力地支撐了各項(xiàng)電子化業(yè)務(wù)的順利開展，促進(jìn)了電子文件信息資產(chǎn)的價值實(shí)現(xiàn)，推動了歷史文明的保護(hù)與傳承。包括電子文件在內(nèi)的文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的陸續(xù)出臺進(jìn)一步推動了電子文件管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程。
　　近年來，我國在電子文件管理領(lǐng)域做了大量的探索和推進(jìn)工作，取得了長足進(jìn)步。但是，由于各方面的原因，目前我們對電子文件還遠(yuǎn)未達(dá)到應(yīng)有的認(rèn)知和重視，尚未建立科學(xué)、高效的電子文件管理體系，數(shù)以億計(jì)的電子文件還沒有得到妥善保管，處于失控、失存、失信、失用、失密的危險狀態(tài)，并可能引發(fā)多重社會風(fēng)險。
　　意識到這一問題的嚴(yán)峻性和緊迫性，中國檔案學(xué)會和中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院于2007年5月共同向中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會申報了“電子文件管理機(jī)制研究”課題，得到了中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會及評審專家的充分認(rèn)可，并獲得重點(diǎn)立項(xiàng)與資助。
　　作為本課題的首席專家，我一方面欣喜于這一課題得到了中國科協(xié)專家和領(lǐng)導(dǎo)的如此關(guān)注，同時也為其研究難度和進(jìn)度要求而深感壓力。僅僅半年多時間，課題組全體成員經(jīng)過艱辛的調(diào)查與研究，初步掌握了我國當(dāng)前電子文件管理的總體狀況與主要問題，在大范圍追蹤國外電子文件管理經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，對我國建立電子文件管理體系提出了若干理論觀點(diǎn)和政策建議。2007年12月，課題順利通過驗(yàn)收鑒定，獲得來自信息化部門、國家檔案局、圖書情報界等多領(lǐng)域?qū)＜业墓膭詈驼J(rèn)可。中國科協(xié)黨組書記鄧楠非常重視這一課題，親自簽署研究報告上報中央，特別令我們鼓舞的是溫家寶總理對中國科協(xié)提交的這份研究報告給予了充分肯定并作出重要批示。這本書就是在課題研究成果的基礎(chǔ)上總結(jié)、提煉、豐富而成的。

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