8.1.4 公關(guān)文書的寫作原則
　　公關(guān)文書是應用文，它同一般的應用文具有共同性，例如主題鮮明、結(jié)構(gòu)緊湊、層次清楚、文字流暢等。但由于公關(guān)文書的實用性強，除了這些共性外，它還有自身的一些特殊要求。概括起來，主要有以下幾點。
　　1.準確、真實
　　公關(guān)文書與供讀者欣賞的文學作品不同，不能像文學家那樣對生活中素材加以提煉集中創(chuàng)造出典型，也不能用含蓄的傾向性去感染讀者，讓讀者自己去聯(lián)想和品味÷公關(guān)文書是個辦事工具，要用它來聯(lián)系工作、樹立形象，因此，必須準確無誤，實事求是。
　　準確的關(guān)鍵是“立意”要準確、鮮明，提倡什么，反對什么，說明什么觀點，解決什么問題，都要十分明確。古人云：“意在筆先。”“意”即主題，是文章的靈魂。主題明確才能有的放矢地開展工作。
　　“真實”，主要指恰如其分。在公關(guān)文書的各種體裁中，都是直接指其意、述其事、表其情，不允許任何的虛構(gòu)和杜撰。
　　2.新鮮、及時
　　文學作品可以用曲折的故事情節(jié)來扣人心弦，可以用逼真生動的描寫來吸引讀者。那么，公關(guān)文書怎樣才能寫得生動呢？一是要從公關(guān)工作的根本目的出發(fā)，寫出本單位的個性與特色。如果寫出來的東西盡是套話、大話，照抄照轉(zhuǎn)，千篇一律，沒有新鮮感，沒有本單位、本企業(yè)最能叫人信服的東西，別人看起來就會索然無味。像商品廣告，如果千篇一律地說什么“質(zhì)量可靠”“實行三包”“譽滿全球”，就沒有多少感人之處。二是寫作的語言要新鮮活潑。公關(guān)文書雖然大多屬直接敘述性文章，但是，如果講究語言的表達方式，同樣可以寫得生動。那種認為公關(guān)文書不需要生動活潑的想法，完全是一種錯覺。公關(guān)文書大都用于交流傳遞信息，所以，及時就是生命，如果磨磨蹭蹭、拖拖拉拉，“構(gòu)思十年”，就會失去它的功效。
　　3.利人、利己
　　關(guān)系因為利益而維持，同時因為利益而難處。在人類社會還未完成進入按需分配的時代，利益分配總是困擾人們的一大難題。公共關(guān)系在激烈的競爭中提出利益共享原則，合理地解決了組織和公眾之間的利益紛爭，從而遏制了損人利己的經(jīng)營觀念。因此，無論是報告、總結(jié)、調(diào)查報告，還是廣告或新聞報道，在寫作之前，都應對組織的各種行為所引發(fā)的利益作出科學評估：哪些是有利于國家和社會的，哪些是有利于組織自身的，哪些是長遠的規(guī)劃，哪些是“殺雞取卵”的短期行為，即使是受益，又有哪些人受益，哪些人受到傷害……對于這些問題，如不能從整體上認識和把握，勢必糾纏在組織眼前的、局部的一得一失上。而通過公關(guān)文書寫作欺瞞以至愚弄公眾，這種做法雖有可能于己一時有利，但危害廣大公眾利益，組織自身的生存和發(fā)展就成了空中樓閣。從這點出發(fā)，公關(guān)文書不能急功近利、見利忘義，而應該從大處、遠處著眼，使公關(guān)文書更好地為組織、為公眾服務。
　　4.簡潔、清晰
　　公關(guān)文書只有便于閱讀和處理，才能提高辦事效率，所以，簡潔、清晰非常重要。要寫得簡潔，就要對所辦事情的情況、存在的問題、采取的措施和步驟有一個清楚的分析和概括。如果在認識上比較模糊，抓不住癥結(jié)和主要問題，寫起來就無法做到層次清晰、文字簡練。在寫作技巧上，公關(guān)文書都應開門見山，簡明扼要；切忌“帷幕”重重，畫蛇添足。為了使語言簡潔、清晰，經(jīng)常使用一些專用詞語與固定的習慣用語，如“業(yè)經(jīng)”“遵照”“收悉”“為要”“照辦”等。
　　5.質(zhì)樸、得體
　　公關(guān)文書大都在廣大公眾中傳遞，散發(fā)面廣，而且，從文書上可以看出這個組織的文化修養(yǎng)和知識水平，所以，無論在用紙、書寫和外觀設(shè)計上，還是在傳遞的方式和時機選擇上，都要嚴格把關(guān)，不可草率從事。公文的內(nèi)容和形式都必須美觀、大方。公關(guān)文書涉及的文種較多，而各類文種都有自己的格式，不可僭越和混淆，否則，就會貽笑大方。因此，文書的起草人員必須掌握各種文體的規(guī)定形式，發(fā)出的文件必須符合本組織的身份和地位，落落大方，質(zhì)樸得體。
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