任務(wù)分析

大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)加強業(yè)務(wù)學(xué)快適應(yīng)工作崗位。要完成會議組織工作，哪怕只是發(fā)出一個會議通知，首先必須了解會議的含義，弄清楚本次會議的基本要素。會議活動的參加人員、名稱、議題、時間、地點、方式與結(jié)果構(gòu)成了會議活動的七個基本要素。上述任務(wù)中，由于缺少了會議議題這個基本的要素，所以出現(xiàn)了尷尬的局面。

任務(wù)實施

組織一次會議活動，作為秘書，首先要清楚會議要素，行通知。小敏被告知要召集一次緊急會議，在沒有獲得對此次會議有關(guān)要素的授意時，應(yīng)有分地以下六個方面的問題經(jīng)行探明，并迅速做好準(zhǔn)備。

1.為什么開會或開什么會

這個會議是為什么開的，是為了說明情況，還是為了解決問題，明確會議目的是一些為突發(fā)情況而召開的會議獲得的必要條件。

2.議題是什么

確立會議的議題是什么，行簡潔、明確的表述，這是確定會行的方式、確定出席會議人員以及準(zhǔn)備會議材料的基礎(chǔ)。

3.誰參加會議

會議由誰來主持，會有哪些人來參加，其中關(guān)鍵的、不可缺少的人有哪些。

4.什么時間開會

會議什么時間開始，預(yù)計什么時候結(jié)束。

5.在什么地方開會

會場安排在哪里，對會場有什么的要求，是否需要安裝的視聽設(shè)備。

6.會議怎么開

會議采取什么方行，是否需要與會者在前來參加會議時攜帶的資料，有什么需要注意的事項。

舉辦會議是秘書的一項常規(guī)工作，秘書可以針對不同的會議制作不同的會議基本要素監(jiān)控卡，確保會務(wù)組織工作到位。

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